När anmälan stänger...

... så börjar mycket av det faktiska arbetet med kongressen. Tidigare är det mycket "utifall att" och "när vi vet så kan vi välja mellan dessa" men nu vet vi faktiskt hur många vi kommer att vara, vad de kommer att äta, var de ska resa från och vilka behov som vi ska tillfredställa för att få en toppenkongress.

I mitt excel-dokument finns 71 anmälningar och dessa ska sammanställas. Lätt? Nä. Jag har hinkat i mig kaffe och surfat runt på diverse flyg- buss- och tågföretags hemsidor och försökt hitta något lämpligt sätt för alla att resa, samtidigt som jag antecknar febrilt.

Imorgon skall vi i kongressgruppen, jag, Kasper, Felix och Gisela träffas och prata igenom hur det går med alla förberedelser och lösa lite fnurror på tråden. De andra tre sitter på förbundsstyrelsemöte hela helgen och jag sitter hemma med mitt kaffe iförd pyjamas och kommer att dyka upp när de är som mest trötta och ofräscha och vara ohyfsat pigg och alert.

Den kommande veckan kommer att bjuda på massor av intressanta blogginlägg, t.ex. om vårt alkoholförbud, om vilken mat som kommer att bjudas på och lite mer om våra kongresslokaler.

Glöm inte att rösta i enkäten här bredvid, så att vi kan skriva lite om det med. (Jag och Kasper uppskattar att ni gillar våra personliga reflektioner. Våra egon kommer att bli oförskämt stora.)

Här kommer en bild från aulan på Alléskolan, där vi ska ha kongressförhandlingarna.

Nu är anmälan av ombud till kongressen stängd. Du kan fortfarande anmäla dig till observatör. Det kan du läsa mer om det här och anmälan hittar du här.

Rösta om bloggen! - Utöva din demokratiska rätt!

Här till vänster kan du rösta om vad du vill läsa mer om i bloggen. Om du vill läsa om något som inte står med här så skriv det som en kommentar här.

RÖSTA! RÖSTA! RÖSTA! (Det blir som en övning inför att rösta på kongressen!)

Vart är alla anmälningar?

Jag tittar just nu på anmälningarna för ombud till kongressen.
Totalt 42 ombud har anmält sig. Om två dagar stänger anmälan, med lite snabb räkning så ska vi alltså komma upp i den dubbla siffran på två dagar.

Det ska bli spännande att se. För jag tvekar inte en sekund på att vi kommer att lyckas med det.

Anmälan stänger alltså den 26 vid midnatt, då stängs anmälningsformuläret ner och det går inte att komma åt det igen.
Det är då det roliga arbetet börjar på riktigt. Det är då resorna bokas och vi beställer maten. Vi kommer även då att veta exakt hur många sovsalar vi behöver och mitt eget tillgänglighetsarbete kommer att bli att försöka kombinera ihop alla behov.

Men det innebär ju även att om någon har missat att anmäla sig så är det då försent att skicka in sin anmälan.

Mitt kongressminne #1

Du som är en trogen följare av den här kongressbloggen vet säkert att det är jag och Kasper som skriver i den. Senare kommer det att dyka upp lite gästinlägg av andra personer, men eftersom det är vi båda som jobbar med de löpande kongressgrejerna är det vi som har mest att berätta om arbetet just nu.

Nu tänkte vi presentera oss lite, och vi tänkte göra det genom att berätta om vars ett kongressminne. Det är kanske inte det första och kanske inte det bästa, men i alla fall ett som sitter djupt.

Therese:
Min första kongress var i Borås 2005. Jag var 18 år gammal och åkte som ombud för Malmödistriktet (mitt eget Östra Skåne bildades först något år senare). Jag hade ingen aning om vad en kongress var eller hur den gick till, så när vi alla var samlade i den stora salen kom det lite som en chock.

Drygt 100 personer sitter samlade, redo att börja, jag med min gigantiska lunta handlingar framför mig (jag hade väl i alla fall förstått en liten del av det). Kongressen öppnas och de första punkterna tas upp. Plötsligt kommer den första acklamationen, ja, då när alla ropar JA! för att visa vad de tycker.

100 personer som ropar JA! är ganska maffigt, och jag ramlade nästan av stolen av ren chock. Det tog ganska många beslut innan jag själv vågade ropa JA! vid en omröstning, och ytterligare några beslut till innan jag gjorde det med någon slags säkerhet på rösten.


Kasper:
Min första kongress var den i Uppsala 2006. Jag kände inga andra än dem som jag åkt med från Malmödistriktet. Jag smet ut en stund när det var förhandlingar för att gå på toa. Då ser jag Kajsa från mitt distrikt sitta vid ett bord och prata med någon. Jag går såklart fram och ska säga hej och frågar vad de pratar om.

De ser smått obekväma ut men killen som Kajsa pratar med svarar att han precis frågat Kajsa vilken planet hade varit om hon varit en planet och varför. Utan att tänka mig för så svarar jag att Kajsa skulle varit mars och har nån lång förklaring till varför hon skulle vara mars. Båda är helt tysta en stund och bara tittar på mig. Sen säger Kajsa – Ja, precis vad Kasper sa.

Sen går jag vidare och glömmer bort allt.

När det sen är dags för valberedningen att presentera sitt förslag så säger killen som jag pratat med precis de orden som jag har sagt om Kajsa. Killen var Fredrik Saweståhl som var ordförande för valberedningen. Jag hade alltså trillat rakt in i valberedningens intervju av vår blivande andre vice ordförande utan att fatta vad jag hade gjort och bara sagt precis vad som trillat in i huvudet just då.

Bilden är tagen av Linnea Ornstein vid kongressen 2009 i Stockholm och föreställer Kasper och mig.

Avanmälan

Ja, det kan ju vara så att man får förhinder och inte kan åka på kongressen. Det kan vara en dåligt tajmad influensa, akut jobb eller en sjuk katt. Det finns många olika anledningar som kan komma upp.

Vad händer då?
Eftersom den anmälan som görs är bindande så kommer en avanmälningsavgift tas ut för de som avanmäler sig eller inte dyker upp på kongressen. Avgiften är på 400 kronor och är till för att täcka en del av de kostnader vi har för deltagandet som inte blir av. (Jämför med 100 kronor om man deltar.)

Kan man slippa avanmälningsavgiften?
Ja, om du senast den 28:e april kan uppvisa läkarintyg på att du av medicinska skäl inte kunde delta på kongressen så slipper du betala. Intyget inlämnas eller inskickas till vårt kansli i Stockholm.

Man kan även slippa om distriktet kan skicka en ersättare, någon som kommer istället för dig. De kan då antingen åka på samma biljett eller så köper du eller ditt distrikt en ny. Ersättaren får då också äta samma mat. Läs mer om ersättare här.

Om du har frågor om avanmälningsavgiften så kan du ställa dem till oss på kongress@rfslungdom.se eller här i kommentarsfältet så svarar vi i ett inlägg.

Om hur vi sover på kongressen

Nu tänkte jag skriva lite om hur det är tänkt att vi ska sova på kongressen.
Vi har bokat klassrum att ha som sovsalar, det vill säga att alla får ta med sig något att sova på och täcke eller sovsäck.

Vi är fullt medvetna om att det inte är alla som gillar att sova på golvet, men det finns ett antal anledningar till att vi har valt det ändå.
- Pengar, ständigt dessa pengar. Men det är så väldigt mycket billigare att fixa sovsalar än hotellsängar. Som förklarat förut här i bloggen så finns det bara en summa som vi har att lägga på kongressen och det är många saker som ska in i den summan.
- Gemenskapen. Att bo många i en sovsal skapar gemenskap och det blir lätt att prata med varandra, då minskar risken att någon blir utanför och sitter ensam på sitt hotellrum
- På hotellrum blir det lätt att det samlas klickar som utestänger andra mer eller mindre medvetet, ett bra sätt att inkludera alla är alltså sovsalar
- Att sprida information och samla människor blir lättare om det går att få tag på dem lätt.
- Det blir lättare som ny att kunna bonda med andra i sitt distrikt och andra
- Det är lättare att ha koll så att alkoholpolicyn följs

Det finns så klart nackdelar med att sova på golvet, det kan vara svårt att få en sovsal helt tyst, om en är slarvig som jag är så hamnar kläder och andra saker på fel ställen, det kan kännas otryggt att sova bland folk en inte känner så väl, det kan finnas fysiska hinder för att sova på golvet.

En del av nackdelarna löser sig ifall alla visar hänsyn till varandra och håller ordning på sina saker. Det kan även hjälpa ifall alla i sovsalen presenterar sig för varandra. Vi försöker att fixa nåt mindre rum att sova för de som vill, men det är lite oklart just nu hur det kommer att gå. Däremot så finns det gott om utrymmen i lokalerna och lugna vrår dit en kan gå ifall det behövs en lugn stund eller lite välbehövlig ensamhet.

För de som inte alls kan sova på golvet kan vi fixa sängplats. Det är ju självklart att något så enkelt som sovplats inte ska hindra någon från att delta på kongressen. Det blir ju en skillnad i vad det kostar för oss med en sängplats, men det är en kostnad som vi räknat med i vårt tillgänglighetsarbete. Tyvärr har det här med sängplatser missbrukats förr, alltså att deltagare har anmält att de behövt sova i säng när det egentligen hade fungerat bra att sova i sovsal. Det blir ju orättvist mot alla andra och i slutändan blir det svårare för den som verkligen hade behövt den där sängen att kunna delta.

Ett förtydligande till

På länken som finns längre upp kan du anmäla dig som ombud till kongressen, men du måste först vara vald till kongressombud av ett distrikts årsmöte.

Besök kongressen!

Du som inte har valts eller inte kommer att väljas till ombud av ditt distrikt kan också få chansen att åka på kongressen. Du kan då åka som observatör.

Arrangemang
Som observatör står du själv för bokningen för din resa och att betala den, samt för lunch och middagar. Om du vill kan du bo hos oss, i en observatörssovsal (alltså på golvet på medhavt liggunderlag och sovsäck. Detta kostar 150 kronor som betalas kontant när du kommer till kongressen. I de 150 kronorna ingår frukost, fika på lördagen och frukt.

Förhandlingar
Du som är medlem har rätt att delta under förhandlingarna, och ge förslag kring det som diskuteras. Däremot har du ingen rösträtt, det har enbart distriktens ombud och förbundsstyrelsen.

Vem får komma?
Alla som är medlemmar i RFSL Ungdom får komma och delta, samt du som är speciellt inbjuden av förbundsstyrelsen. Vill du bli det, kontakta förbundsstyrelsen ordförande Felix på felix@rfslungdom.se eller 0707-664 664.

Var anmäler jag mig?
Klicka här så kommer du till formuläret.

Ett förtydligande

Det blir himla mycket snack om vad man är på kongressen, så här förtydligar vi begreppen:

Åhörare/Observatör: Person som gästar kongressen, eventuellt är medlem och som själv står för sina kongresskostnader.
Ersättare: Person som innan eller under kongressen hoppar in istället för ett ordinarie ombud.

Åhörare/Observatörer ska anmälas genom ett speciellt formulär som är på väg.
Om en ersättare utses innan kongressen och åker istället för en person som är anmäld, ska detta anmälas per mejl till någon av oss som jobbar med kongressen.

Att vara ersättare

Vad är en ersättare?
En ersättare är en person som hoppar in för ett ordinarie ombud om det t.ex. blir sjukt eller av annan anledning inte kan åka till kongressen.

Vad krävs för att jag ska få hoppa in som ersättare?
Du måste vara vald på samma sätt som de andra ombuden, alltså av årsmötet. Dock väljer ju många årsmöten att låta styrelsen ta beslut om vilka som ska åka som ombud. Här har vi en av de stora anledningarna! Om en person akut inte kan åka med så räcker det med ett nytt styrelsebeslut där en ersättare väljs. Hade årsmötet utsett ombuden hade det behövts ett nytt årsmöte för att utse ersättaren. Styrelsen kan också redan från början välja X antal ombud och X antal ersättare, som får hoppa in vid behov.

Så sen är det bara att åka?
Ja, nästan. För att det ska fungera med vår planering måste du kunna hoppa in för det ordinarie ombudet ändå ut, så att säga. Det kräver att du kan åka på samma tågbiljett (alltså att ni har ungefär samma ålder, eller att du själv eller ditt distrikt fixar en helt ny biljett till dig såklart) och att du kan äta samma mat som den personen. Är den anmäld som vegetarian så får du äta vegetarisk mat även om du kanske egentligen är blandkostare. Naturligtvis kommer du dock inte behöva äta något du allergisk mot.

Hur vet ni att jag är ersättare då?
Jo, du anmäler dig när det är upprop (fastställande av röstlängd) eller till kongressens presidium. Det är de fyra personerna som kommer att sitta längst fram i kongressalen. Där berättar du vilket distrikt du kommer från och vem du ersätter.

Något annat som är viktigt att veta?
Ja, det är jätteviktigt att du får röstkortet som det ordinarie ombudet skulle ha haft. Det står det ordinarie ombudets namn på det, men det är meningen eftersom du är ersättare.

En annan viktig sak att veta kan vara att ersättare kan hoppa in tillfälligt också. T.ex. kanske ett ombud måste avvika av någon anledning (här i bloggen kommer inom kort ett inlägg om när man får lämna kongressomådet) och då kan en ersättare hoppa in en kort stund. Observera dock att ersättaren måste även då vara vald som det står längre upp i det här inlägget.

Om du har frågor om ersättare så är det bara att höra av sig till någon av oss som jobbar med kongressen.

Resor igen

Ja, man tänker att man bokar 100 tågbiljetter och sen är saken biff. Så fel man kan ha.

Visst, ungefär 100 tågbiljetter ska bokas (eller 200 faktiskt, om folk vill komma hem också), men så ska de som bor långt norrut även ha flygbiljetter. Det finns en uppsjö flygbolag och vi vill ha de bästa biljetterna.

Sen ska de som är från Örebro, de som har jättejättenära till Hallsberg, också få resor. Istället för att boka dyra SJ-biljetter till dem så får de åka länsbuss. Det går inte att boka länsbussbiljetter, så då ska det fixas så att de kan lägga ut eller så får vi försöka ge dem pengar innan. En nöt att knäcka, alltså.

Sen ska vi ju dessutom ha en hög med prylar från Stockholm och ner till Hallsberg, allt ifrån handlingar och roll-ups till chips och tepåsar. Det tar plats. Alltså ska en bil eller minibuss eller liten lastbil bokas. Här kan vi snacka om uppsjö! Vad sägs om Berras biluthyrning i Segeltorp? Man får verkligen fäkta sig igenom trettiotalet biluthyrare bara i Storstockholmsområdet.

Tur att det finns kaffe.

Kris med krishanteringsplanen

När jag satt och skrev på ett utkast till krishanteringsplanen i förra veckan var det något som inte kändes bra. Jag fastnade helt i arbetet och kunde inte komma loss. Efter att jag försökt olika ingångsvinklar och att spalta upp det så kom jag på felet. Jag hade börjat i helt fel ände och det blev väldigt tydligt när jag försökte skriva ner det konkret.

Änden jag borde ha börjat med var ju såklart en plan för mitt hela tillgänglighetsarbete, utan en konkret plan så blir det ju bara flum flum och en massa goda intentioner.
Så det jag gjorde i helgen var helt enkelt det, jag skrev ihop en plan och nu känns allt mycket, mycket bättre.

I samma anda har jag även börjat fundera på utvärderingen och hur den ska se ut.

Kan även berätta att mitt modem har dött eller nåt, så om jag inte uppdaterar så mycket den närmsta framtiden är det inte för att jag inte gör saker utan mer för att jag inte kan posta om dem här. Det är även frustrerande då jag använder google docs väldigt mycket för att hålla reda på mina dokument. Oh well, en kan inte få allt här i livet

Filureri kring krishantering

Sitter just nu och filar på en krishanteringsplan för kongressen.

När jag jobbade med medlemsträffen 09 så spontanskapade jag en som vi använde då. Det kändes otroligt skönt att ha en sån under träffen att jag tänker att det numera är standard för våra arrangemang.

Så vad är en krishanteringsplan då?
Vi kan enkelt säga att det är ett dokument där vi har förutsatt de absolut värsta saker som kan hända och tänkt på hur vi ska hantera dem. Tex, om någon skulle trilla och skada sig, vad gör vi då? Finns det karta till närmsta sjukhus? Finns det någon med telefon på sig som kan ringa efter ambulans? Såna saker ska stå i krishanteringsplanen.

Eller för den delen något mindre dramatiskt, om någon bryter mot vår alkoholpolicy, hur hanterar vi det?

Det är lite filurigt det här arbetet, jag vill att planen ska vara tillräckligt generell för att kunna användas i många olika situationer, men tillräckligt specifik för att vi faktiskt ska veta vem som gör vad och hur vi gör det. Och inte för lång, för då orkar ingen läsa, och inte för kort, för då får vi inte med allt.

En allmän uppdatering

Nej, nu är det dags att uppdatera lite.

Igår hade jag, Kasper, Gisela och Felix ett telefonmöte (väldigt modernt) där vi gick igenom vad det är som ska göras och vem som ska dra i vilken tråd och sådär. Vi har en massa bra ideér som vi ska börja fixa på nu, och så ska vi ha möte igen om en dryg vecka.

Jag själv har skrivit på infobrev idag, en hel hög. Det kommer att skickas ut olika infobrev till olika personer, beroende på om man är anmäld som ombud, valberedning, personal från kansliet eller åhörare. Med detta vill vi underlätta informationsspridningen för alla, så att man får den informationen som man behöver redan från början.

Vi har även upprättat en maffig att göra-lista som vi alla fyra går in och bockar av och kommenterar i efter hand som vi gör eller kommer på saker. Det är väldigt bra att vara fyra personer om att göra allt arbete, men det kräver verkligen att man sprider information och kommunicerar ordentligt. De av er läsare som sitter i en styrelse i ett distrikt eller i en annan organisation känner säkert igen er i det.

Anmäl dig till kongressen!

Nu går det bra att anmäla ombud, förbundsstyrelse och valberedningen på länken här nedan. Det är upp till varje distriktsstyrelse att anmäla sina ombud, och de som inte är anmälda den 26:e februari kommer inte att få möjlighet att åka med.

OBS! Ett annat formulär kommer att komma för anmälan av observatörer och åhörare.

Anmälningsavgiften för ombud till kongressen är 100kr per ombud och då fixar vi med mat, resa och boende, samt kvällsaktiviteter och annat skoj. För observatörer/åhörare behövs ingen anmälningsavgift, de får själva stå mat, resa och boende, men de är välkomna att delta i kvällsaktiviteter.

Läs texten på anmälningsformuläret noga innan du anmäler dig.

Här är länken: http://korta.nu/kongress2010.

Om det finns frågor eller oklarheter så hör av dig till Kasper eller Therese.

Pengar

Ja, oftast är det pengar med i bilden när det ska tas ett beslut som handlar om kongressen.

I princip allt vi gör hela helgen kostar pengar: resor, mat (frukost + lunch + middag), lokal för att ha förhandlingar, äta, sova, ha kongressfest, köpa in frukt och snacks, trycka handlingar, fylla på första förbandskudden, ha en tekniker som fixar mikrofonen i kongressalen, köpa pennor till ombuden och se till så att kaffe finns att tillgå.

Kom då ihåg att det även ska tänkas på tillgänglighet, rolighet, trevlighet, hur praktiskt det är och om det är praktiskt genomförbart. Som du kanske förstår så är det inte lätt att får det hela att gå ihop.

Målet med alla våra arrangemang är att det ska vara lätt att delta. En del av det är att det inte ska kosta skjortan att vara med. Varje år har vi en kongressavgift, i år på 100 kronor, som är det enda det kostar per person att vara med.

Man kan säga att dessa 100 kronor bekostar en fjärdedel av den genomsnittliga resan för en person eller strax under hälften av vad en persons mat kostar eller hyra av matsalen i en timme.

Ungefär, alltså.

Det jag vill ha sagt är alltså att denna hundring som varje person får betala för att vara med på kongressen är som en pusselbit i hela kongressens ekonomi. Tyvärr finns det inte ändlösa mängder pengar som ligger och väntar på oss, så med mormors "många bäckar små" i bakhuvudet skrapar vi lite här och lite där för att slutresultatet - kongressen - ska bli så fantastisk som möjligt.

Och ja, det kommer att finnas kaffe.